會計(jì)師事務(wù)所檔案工作的調(diào)查與思考

　　為了解會計(jì)師事務(wù)所檔案工作的情況，更好地為南通市民營經(jīng)濟(jì)新領(lǐng)域的檔案工作提供服務(wù)，南通市檔案局與南通市注冊會計(jì)師協(xié)會組成聯(lián)合調(diào)查組，對市內(nèi)具有代表性的5家會計(jì)師事務(wù)所檔案管理情況進(jìn)行了實(shí)地調(diào)查。該項(xiàng)調(diào)查及其提出的相關(guān)建議，對加強(qiáng)會計(jì)師事務(wù)所的檔案管理工作具有積極的意義。

　　基本情況

　　通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)：南通市會計(jì)師事務(wù)所由于法人性質(zhì)的變化、法律責(zé)任的明晰、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的增大等原因，其負(fù)責(zé)人對檔案的重要性尤其是對業(yè)務(wù)檔案的作用有一定的認(rèn)識。被調(diào)查的5家事務(wù)所負(fù)責(zé)人，都對加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理有迫切的愿望，認(rèn)為這是自身工作的需要，均要求行業(yè)主管部門與檔案部門能聯(lián)合制定一個(gè)統(tǒng)一的辦法或規(guī)定，把檔案管理的基本要求與作法明確起來，以便統(tǒng)一執(zhí)行和檢查，并表示希望接受檔案部門的指導(dǎo)和幫助。現(xiàn)有的事務(wù)所大多由原來的國有事業(yè)單位改制而來，檔案管理都有一定的基礎(chǔ)，這些單位也已將檔案工作納入了議事日程，并根據(jù)自身的要求與管理經(jīng)驗(yàn)采取了一些措施。如有的會計(jì)師事務(wù)所將檔案工作納入了崗位設(shè)置與工作職責(zé)中，并成立了專家委員會，專門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的審核、歸檔與整理工作；有的會計(jì)師事務(wù)所還制定了檔案管理辦法和業(yè)務(wù)檔案的規(guī)章制度。被調(diào)查的單位均對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了歸檔、整理，配備了檔案專用庫房與裝具，具有了一定的保管條件，還都聘請了懂審計(jì)、會計(jì)業(yè)務(wù)和具有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)的退休人員專門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的管理工作。

　　存在的問題

　　1.事務(wù)所檔案意識還需要進(jìn)一步提高。會計(jì)師事務(wù)所檔案工作是我國整個(gè)檔案工作的重要組成部分，其中業(yè)務(wù)檔案又是注冊會計(jì)師執(zhí)業(yè)活動的真實(shí)記錄，反映注冊會計(jì)師遵循國家法律、維護(hù)委托企業(yè)合法權(quán)益的情況，體現(xiàn)注冊會計(jì)師的基本職能和社會作用，是維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)正常秩序的重要依據(jù)，具有重要的參考和利用價(jià)值。但現(xiàn)狀表明，盡管事務(wù)所負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員對其重要性有所認(rèn)識，全員檔案意識仍相對薄弱，檔案的形成與歸檔意識不強(qiáng)，對《檔案法》及其他檔案法律法規(guī)的了解還不夠，執(zhí)業(yè)人員仍然不同程度地存在著“隨意變動、擅自簡化”現(xiàn)象，出現(xiàn)了檔案殘缺不全、真?zhèn)坞y辨的現(xiàn)象。有的事務(wù)所創(chuàng)業(yè)階段的重要會議都未形成記錄，時(shí)過境遷，無法完整地反映事務(wù)所的發(fā)展歷程，遇到一些需要解決的重要問題，單靠回憶已無法彌補(bǔ)。

　　2.事務(wù)所重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他檔案管理。作為法律取證材料，一份完備的業(yè)務(wù)檔案可以挽救一個(gè)事務(wù)所，而存在重大缺陷的業(yè)務(wù)檔案又足以讓一個(gè)事務(wù)所關(guān)門。所以，業(yè)內(nèi)人士將會計(jì)師事務(wù)所的業(yè)務(wù)檔案形象地稱為“命根子”，而把存在問題的業(yè)務(wù)檔案則比喻為“定時(shí)炸彈”，普遍存在著重業(yè)務(wù)檔案管理、輕其他門類檔案管理的問題。各事務(wù)所對于業(yè)務(wù)檔案收集比較齊全，形成了一套自己的整理方法，對其他門類的檔案管理則各行其是，有的還嚴(yán)重散失，處于無人管理的狀態(tài)。

　　3.事務(wù)所檔案管理存在不規(guī)范性。由于事務(wù)所改制時(shí)間不長，各項(xiàng)工作都在起步階段，檔案管理工作同樣也處于無序、摸索狀態(tài)之中。據(jù)了解，目前全國會計(jì)師事務(wù)所檔案工作尚缺乏統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和管理辦法，這給事務(wù)所檔案工作帶來了一定的困難，因而造成了各種門類和載體的檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案的分類、整理、編目、保管期限的劃分都是根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和自身的需要進(jìn)行的，與國家檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化要求相距甚遠(yuǎn)。如業(yè)務(wù)檔案中，明顯存在著保管期限與內(nèi)容分類之間的矛盾。

　　4.事務(wù)所檔案管理投入不足。市場經(jīng)濟(jì)的競爭機(jī)制，讓責(zé)任人時(shí)刻存在著生存危機(jī)，追求經(jīng)濟(jì)效益往往是他們的首要選擇，在管理過程中都精打細(xì)算。檔案是無形資產(chǎn)，發(fā)揮作用有其滯后性，所產(chǎn)生的間接經(jīng)濟(jì)效益往往被忽視，影響了檔案管理所需的人、財(cái)、物的投入。被調(diào)查的事務(wù)所承擔(dān)檔案工作的幾乎都是聘請的退休臨時(shí)人員，雖有檔案庫房，但都無防盜、防潮、防高溫、防火等設(shè)備，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質(zhì)量及壽命受到影響。

　　幾點(diǎn)對策

　　1.以行業(yè)協(xié)會為龍頭，加強(qiáng)監(jiān)督。做好會計(jì)師事務(wù)所檔案工作，必須以注冊會計(jì)師協(xié)會為“龍頭”，加強(qiáng)對事務(wù)所的檔案管理、監(jiān)督、指導(dǎo)工作。一是建立行業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，組建會計(jì)師事務(wù)所檔案工作協(xié)作組，定期開展活動，加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流；二是制定適合本行業(yè)的檔案管理規(guī)定和檔案整理規(guī)則；三是培養(yǎng)典型，以點(diǎn)帶面；四是定期檢查，加強(qiáng)考核，建立目標(biāo)責(zé)任制并將其列入法人責(zé)任制考核內(nèi)容；五是結(jié)合業(yè)務(wù)檢查，督促事務(wù)所提高業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量，強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案管理。

　　2.以事務(wù)所為主體，加強(qiáng)管理。一是將檔案工作列入崗位職責(zé)和重要議事日程；二是加強(qiáng)內(nèi)部管理，完善檔案管理制度；三是成立綜合檔案室及檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)各種門類和載體檔案的集中統(tǒng)一管理；四是根據(jù)國家檔案管理的基本要求，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，盡快規(guī)范檔案整理，提高科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理水平；五是加大資金投入，使檔案保管條件符合“八防”要求，確保檔案的安全；六要逐步配備相對穩(wěn)定、年輕且有較高文化水平的人員承擔(dān)檔案工作。

　　3.以《檔案法》為根本保證，加強(qiáng)檔案部門的指導(dǎo)和服務(wù)。一是要加大法制宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔意識。要通過新聞媒體、發(fā)放資料、舉辦講座等多種形式進(jìn)行《檔案法》及其他檔案法律、法規(guī)、規(guī)章的宣傳。通過宣傳，讓注冊會計(jì)師行業(yè)的全體從業(yè)人員尤其是事務(wù)所負(fù)責(zé)人增強(qiáng)對檔案管理的法制觀念和責(zé)任感。二是加強(qiáng)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。要在單位自愿的基礎(chǔ)上，對事務(wù)所負(fù)責(zé)人、檔案人員進(jìn)行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。三是增強(qiáng)服務(wù)意識，提供專業(yè)指導(dǎo)。特別是會計(jì)師事務(wù)所目前正處于起步與求生存的階段，在對檔案管理的認(rèn)識還未達(dá)到一定高度的時(shí)期，檔案行政管理部門要以務(wù)實(shí)、高效的工作作風(fēng)，誠懇、熱情的工作態(tài)度，精湛、嫻熟的業(yè)務(wù)技能，急單位所急，積極、主動、及時(shí)地給予關(guān)心、幫助與支持。

    （作者:南通市檔案局 南通市注冊會計(jì)師協(xié)會）